Na última sessão de Câmara antes do recesso parlamentar (10/12), os vereadores de São Sebastião aprovaram dois Projetos de Resolução 09/19 e 10/19, elaborados pela equipe do Arquivo Público, que visam regulamentar a gestão e guarda dos documentos do Poder Legislativo.

Com o Projeto de Resolução 09/19, o Arquivo Público, que antes estava subordinado à Diretoria Parlamentar, bem como o SIC (Sistema de Informação ao Cidadão) e o Protocolo passaram a estar vinculados à Diretoria de Gestão e Arquivos.

Essa iniciativa visa assegurar a gestão sistêmica dos documentos, inclusive os digitais, além de agilizar o acesso aos documentos e informações e assegurar a preservação dos documentos de valor histórico, probatório e informativo.

A aprovação do Projeto de Resolução 10/19 criou o Plano de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades Meio (Administrativas) e Fim (Plenário).

Eles serão os principais instrumentos da gestão documental e terão o objetivo de garantir a racionalização administrativa, a agilidade e a transparência no acesso às informações e a preservação do patrimônio documental da Câmara.

Diretoria de Gestão - O processo de elaboração dos dois projetos começou em abril, quando foi aprovada a Resolução 01/19, que criou a Diretoria de Gestão de Documentos. Antes disso, não existia um departamento responsável por organizar, guardar e garantir o acesso dos documentos do arquivo da Câmara.

Após a criação da diretoria, ainda neste ano, o presidente da Câmara, Teimoso Campos, disponibilizou um espaço exclusivo para o Arquivo Público, situado à Rua Expedicionários Brasileiros, próximo das sedes política e administrativa.

Com o espaço definido, à equipe da Diretoria de Gestão de Documentos iniciou o processo de avaliação, higienização e guarda da massa documental da Câmara, visando à preservação permanente dos documentos de importância histórica.

Treinamento - Por trazer um novo conceito sobre a gestão documental, os servidores da Câmara que passaram a atuar nesta área foram inscritos em cursos e participaram de treinamentos.

Entre eles, oficinas com informações sobre formas de armazenamento visando à preservação permanente dos documentos e sobre como minimizar os riscos aos documentos, como incêndios, exposição à luz, pragas, entre outros.

Além disso, a equipe realizou diversas visitas às sedes de outros arquivos em busca de informações. Atualmente, a Câmara de São Sebastião faz parte de um grupo chamado Observatório Municipal, organizado Centro de Assistência aos Municípios (CAM), órgão do Arquivo do Estado, que funciona como um ambiente para a troca de experiências e intercâmbio de informações entre os integrantes.

Pesquisa - Em 2019, a equipe do Arquivo Público avaliou cerca de 2 toneladas de documentos antigos da Câmara. Grande parte desses documentos foi produzida nos departamentos administrativos nas décadas de 90, entre eles, recibos de pagamentos, notas de empenho e ofícios.

Apesar de não ter importância histórica ou probatória, seguindo o que prevê o Projeto de Resolução 10/19, os documentos foram encaminhados para avaliação da CADA (Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso).

No final deste ano, foi produzido um edital, publicado no Diário Oficial do município, dando ciência sobre os documentos que deverão ser eliminados, com prazo de 30 dias, para manifestações.

Preservação - Durante as pesquisas, também foram encontrados registros históricos importantes, como uma carta escrita à mão pelo ex- presidente Jucelino Kubitschek e ofício enviado pelo ex- governador Franco Montoro.

Esse trabalho também levou à descoberta de informações sobre a história da Câmara, inclusive, a existência de um ex- presidente, Julio Lacerda de Godoy, que era desconhecido de todos.

Em paralelo, a equipe de Gestão Documental começou a entrevistar os ex- presidentes ou suas famílias, no caso daqueles que já haviam falecido. Com isso, a Câmara passou a ter acesso a diversos documentos históricos, sendo que alguns foram doados pelas famílias.

Durante os encontros, foram gravados vídeos e feitos novos registros fotográficos, que permitiram escrever as biografias dos ex- presidentes, levando em consideração os desafios enfrentados na sua gestão.

Acesso à Informação - Ao avaliar que as informações que estavam sendo reveladas, com as entrevistas e a pesquisa documental, deviam vir ao conhecimento público, como forma de esclarecer lacunas da história da cidade que haviam ficado esquecidas no passado, a diretoria de Gestão Documental decidiu compartilhá-los com o público através das mídias sociais.

Esse trabalho teve início no dia 04 de junho e ainda não está concluído, dos 50 ex- presidentes da Câmara já divulgadas 18 biografias.

No dia 16 de março, na sessão solene em homenagem a Emancipação Político- Administrativa de São Sebastião, a diretoria de Gestão Documental estará apresentando com vídeo em homenagem aqueles que estiverem à frente do Poder Legislativo.